初級編
ここでは、特に初心者がうっかりやってしまいそうなミスを挙げていきます。初心者の振りをしてこれらの間違いをして、相手の忠告に耳を貸さなければ、嫌われ者になれます。
- メールの読み書きはプロポーショナルフォントで
- メールはリッチテキストで
- 機種依存文字も便利なので活用しよう
- 1行の文字数は80文字以内、或いは改行しない
- 行数は気にする事はない
- 添付ファイルは分割すべからず
- 画像ファイルや音声ファイルを送る場合は、圧縮しない
- 全文引用しよう
- タイトルは適切に
- メールを出した後は、確認の電話を
- 救われない人に愛の手を
- メールは1行おきに書こう
- 読み返しは絶対しない
- 親しみやすいメールを書くよう、心がけましょう
メールの読み書きはプロポーショナルフォントで
メールを読み書きする時は、必ずプロポーショナルフォントにしましょう。
このプロポーショナルフォントと言うのは、文字の大きさに合わせて文字幅が異なるフォントで、見やすいように工夫されているのです。マナー的にも、相手に読みやすいフォントで書いてあげるのはとてもよい事です。表などを書くときは多少歪んでしまいますが、そのような事を気にしてはいけません。
相手がこの種のフォントを使わずに、等幅のフォントを使用している場合は、親切に注意してあげましょう。
メールはリッチテキストで
リッチテキストとは、メールでホームページのような様々な装飾を施したり、画像などを挿入したりする事を可能にするものです。やはりこの部分はきちんと読んでね、とか、綺麗にした方が読んでいて気持ちが良い、とか、図を使って説明した方が楽だ、と言う時には非常に便利です。
多少重くなってしまいますが、そのような事は気にしてはいけません。読み手もその素晴らしいメールを見れば、多少の重さなど気にしないでしょう。
機種依存文字も便利なので活用しよう
ネットでは機種依存文字は使ってはいけないとか、かなりうるさいようですが、便利なものは便利なのです。機種依存文字を使ったからといって、PCが爆発したりするわけではありません。活用しましょう。
知らない方のために説明しておきますと、例えば、丸で囲んだ数字、ローマ数字、ハートマーク、ミリ・グラム・(株)・TELなどを一文字で表したものなどの事です。便利な物がありますね。
機種依存文字を使う意義は、これだけではありません。ネットワークトラフィックの低減にも貢献できるのです。例えばローマ数字、4を機種依存文字を使用せずに表そうとすると、IIIIとしなければなりません。なんと4バイトも使ってしまいます。機種依存文字を使用すれば、たったの2バイトで済みます。グラム・(株)・TELなども、それぞれ6・4・3バイト使用するところを、たったの2バイトで済ませることが出来ます。
如何に便利か、おわかり頂けたでしょうか？ 明日からと言わず、即座に活用しましょう。
1行の文字数は80文字以内、或いは改行しない
RFC1855などを見てもわかるように、メールでは適当なところで改行するのが親切とされています。様々なメールリーダーの事を考慮した結果、弾き出された数字です。必ず80文字以内で折り返すようにしましょう。メールの体裁を考えるのでしたら、句読点なども無視して、きっかり80文字で折り返すと綺麗に整います。変なところで切れていても、最近のスクリーンリーダー(画面を音声で読み取ってくれるソフト)は優秀ですので、気にする必要はありません。
最近は設定した場所で折り返してくれるメーラーも多くなってきました。このことを考えると、書く時は改行は滅多にしないほうが良いかもしれません。何故なら、下手に改行を入れると、相手が見た時、70文字の行があって、次の行は3文字だけ、というような事が起こり得るからです。
メールソフトの中には、返信の時に引用符などと言うものを勝手に付ける物がありますが、付けないように設定するか、設定できなくても消すように心がけてください。後で説明しますが、これらはただ単にトラフィックの無駄なのです。
行数は気にする事はない
1行の文字数のことをいうと、今度は気になるのは行数ですね。行数には基本的に制限はありません。
長くなりそうだから分けて送る、という事はやってはいけません。何故なら、その分毎回毎回メールサーバにやり取りをさせなければなりませんし、ヘッダを毎回生成しますので、容量も増大してしまうからです。それに、分割されたメールは相手にとって開くのも手間です。如何にネットワークに、相手に親切になれるか、これを忘れてはいけないのです。
また、長文だからと言って、「長文です」と断る必要はありませんし、その分文字数の無駄です。メールのサイズを見れば、どの程度の長さかなど一目瞭然だからです。
添付ファイルは分割すべからず
如何に大きなファイルであっても、分割などという事を考えてはいけません。
第一に、分割する形式が多過ぎます。相手がその分割されたファイルを再度統合する為のソフトを持っているとは限りませんし、また、そのソフトが扱える環境にない可能性もあります。前者の場合は更にソフトを相手に送付する必要がありますし(大きければ大変)、後者の場合はもはや対応不可能です。
第二に、相手に再び統合させる為の時間を費やしてもらわなければなりません。やってみるとわかると思いますが、結構時間がかかるものです。
第三に、分割すると途中でファイルが壊れてしまう可能性が高くなるのです。一生懸命統合したのに、見られない、聞けない、動かない、では、ただただ虚しくなってしまいます。
多少メールサーバに負荷を掛けてしまいますが、以上のことを考えると、如何に大きなファイルでも一気に送ってしまったほうが良いのです。思い切りは大切です。
画像ファイルや音声ファイルを送る場合は、圧縮しない
画像ファイルや音声ファイルを送る時は、そのファイルは基本的に圧縮してはいけません。何故なら、知っての通り、圧縮すると画質・音質が劣化するからです。送り手もハイクオリティの物を送りたいでしょうし、相手もハイクオリティの物を願っているはずです。
それに、圧縮技術を用いて圧縮されたものは、1つ情報が欠損しただけでも使えなくなる物が多く、ビットの欠損が良くあるネット上では危険なのです。その点、無圧縮のものは少しぐらい情報が欠損しても修復可能になっていますので、安心なのです。
ネットでは、常に安全性の高い物を使用するようにしましょう。
全文引用しよう
何故全文引用をするのかと言うと、前に送ったメールがどのようなものだったのか、しばしば忘れてしまうからです。先ず全文引用して、相手に前のメールの内容を思い出させてあげて、その上でこちらの返事を書くわけです。
それに、法的にも、この全文引用が重要な証拠となる事がしばしばあるのです。安全性の面から見ても、全文引用はすべきなのです。
例え返答がたったの1行であっても、必ず全文引用しましょう。
タイトルは適切に
タイトルはとても重要です。送られてきたメールの中身を直ぐに表示するソフトはおそらくありません。ですから、タイトルをもとに内容を推測するわけです。
- 初心者の場合
「初心者」である事を明記しておく事は大切です。分からない事を分からない用語で説明されてしまうことも結構あります。ですから、先ずタイトルでそれを知らせておくべきでしょう。
推奨するタイトルは「初心者です」。
- 初めてのメールの場合
ネット上でも礼儀を欠いてはいけません。例え如何に急用であっても、如何に重大な内容であっても、です。
推奨するタイトルは「はじめまして」。
- 質問メールの場合
質問に答えてくれるような親切な人は大抵、沢山のメールをやり取りしているものです。もしその中に、他人からのメールがあったらどうします？ 取り敢えず後回しにしてしまいませんか？ それを避ける為にも、タイトルで、内容が質問である事を述べておく事が重要なのです。
推奨するタイトルは「教えてください」「質問」。
メールを出した後は、確認の電話を
メールを出したら、相手に届いたかどうか、必ず確認の電話を入れるようにしてください。ネットは完璧なものではありません。アバウトの積み重ねで出来ているようなものです。ですので、メールが届いていない、と言ったトラブルが往々にしてよくあるからです。
重要なメールなら尚の事です。返事がなかなか来ないなー、となってからでは遅いのです。
救われない人に愛の手を
様々なメールに、「出来るだけ多くの人に同じメールを送ってください」と書かれています。
- こういったウィルスが出まわっています
- 危険ですよね。ウィルスに感染される前に多くの人に教えてあげましょう。
- 募金してください
- 世界には苦しんでいる人が沢山いるのです。あなたの良心は痛みませんか？より多くの人に配信し、より多くの募金を集めるのです。かの「国境なき医師団」もやっている事です。
- SOHOであなたも億万長者
- こんな得な話をひとり占めするなんて勿体無い！ 出来るだけ多くの人に教えてあげましょう。
インターネットの良いところは、短期間で情報を世界に広める事が出切る事です。その長所を最大限に生かしましょう。
メールは1行おきに書こう
大抵のメーラーでは、行間がありません。これでは読みにくいですね。そこで、書き手側で行間を空けてやるのです。それがこの、1行おきに書く方法です。こうすれば、非常に読みやすくなり、相手も大喜びする事でしょう。
読み返しは絶対しない
ネットの社会はドッグイヤーと言われています(1年が7年分に相当する、と言う意味の比喩です)。つまり、5分と読み返している間にネット時間で35分も経過しているわけです。待たされる側のことを考えてみましょう。間違いを訂正するのは、追伸メールででも出せば良いのです。
書き上げたメールは、即座に送信しましょう。
親しみやすいメールを書くよう、心がけましょう
活字だけのメールでは、相手の表情などがわからない分、とかく誤解されがちです。
誤解を避ける為には、やはり親しみ易い書き方をされたメールが最も良いのです。「マジ？」とか「おいコラ」「んなわけねーだろ」等、砕けた表現を使うと、相手も本気で怒るような事は先ずなくなります。